Compliance del datore di lavoro: I-9, E-Verify, visite FDNS, obblighi dell'LCA

Il datore di lavoro americano che assume personale italiano — la filiale di un gruppo, la società appena costituita da un fondatore, il ristorante che ha ottenuto un H-2B — ha firmato, spesso senza saperlo, tre contratti con lo Stato federale. Con il primo ha promesso di verificare l'identità e l'autorizzazione al lavoro di ogni assunto, italiano o americano, su un modulo che si chiama I-9. Con il secondo, se ha depositato una Labor Condition Application per un H-1B, ha attestato sotto giuramento un salario, condizioni di lavoro e un avviso ai colleghi. Con il terzo, che accompagna ogni petizione, ha accettato che l'amministrazione venga a controllare che ciò che ha scritto sia vero, anche senza preavviso. Sono obblighi diversi, che fanno capo a uffici diversi — l'ICE per gli I-9, la Wage and Hour Division del Dipartimento del Lavoro per l'LCA, la Fraud Detection and National Security Directorate dell'USCIS per le petizioni, e la Immigrant and Employee Rights Section del Dipartimento di Giustizia per il rovescio della medaglia, la discriminazione — e la mappa delle agenzie di questo sito li colloca ciascuno al suo posto.

Questa pagina li mette in fila dal punto di vista di chi deve rispettarli. Non è una pagina sui visti: le pagine su H-1B, L-1, PERM e H-2B spiegano come si ottiene il permesso di assumere. Qui interessa che cosa succede dopo, perché il permesso resti valido e perché un'ispezione finisca con un verbale e non con una sanzione. Il cliente aziendale investe nella petizione e considera chiuso il capitolo all'approvazione; è invece dopo l'approvazione che comincia la parte della compliance che produce contenzioso, e che nel 2026 — con la fee di 100.000 dollari prorogata, un ordine esecutivo sui licenziamenti e una serie di regolamenti in itinere — è diventata un capitolo a sé della strategia aziendale.

La regola sta nell'INA § 274A, 8 U.S.C. § 1324a, introdotto nel 1986 con l'Immigration Reform and Control Act. Il datore non può assumere uno straniero «knowing the alien is an unauthorized alien», né continuare a impiegarlo dopo aver saputo che lo è o lo è diventato (§ 274A(a)(1)(A), (a)(2)); e non può assumere nessuno — cittadino compreso — senza aver completato la verifica del comma (b), che è l'I-9 (§ 274A(a)(1)(B)). Il sistema ha una valvola espressa a favore del datore: chi prova di aver rispettato in buona fede la procedura di verifica ha una affirmative defense contro l'accusa di assunzione consapevole (§ 274A(a)(3)). Il modulo, cioè, non è solo un adempimento: è la prova precostituita che il datore non sapeva.

La procedura è nel regolamento, 8 C.F.R. § 274a.2. Il lavoratore compila la sezione 1 non oltre il primo giorno di lavoro; il datore, entro tre giorni lavorativi dall'assunzione, esamina fisicamente i documenti presentati — o li esamina a distanza, secondo la procedura alternativa riservata a chi aderisce a E-Verify — e completa la sezione 2 con una attestazione firmata (§ 274a.2(b)(1)(ii)). Se il rapporto dura meno di tre giorni, tutto va fatto il giorno stesso. Lo standard con cui si esaminano i documenti è scritto nella legge, e conviene conoscerlo alla lettera perché delimita la responsabilità: il datore ha adempiuto «if the document reasonably appears on its face to be genuine» (§ 274A(b)(1)(A)). Non è chiamato a scoprire un falso ben fatto, e non può pretendere documenti diversi o ulteriori da chi ne ha presentati di sufficienti. Il modulo si conserva per tre anni dall'assunzione o per un anno dalla cessazione del rapporto, a seconda di quale scadenza cada dopo (§ 274A(b)(3); 8 C.F.R. § 274a.2(b)(2)(i)); e se l'autorizzazione al lavoro ha una scadenza — l'EAD di un coniuge, l'I-94 di un lavoratore temporaneo — il datore deve riverificarla non oltre il giorno in cui scade, altrimenti il lavoratore non può più essere impiegato (§ 274a.2(b)(1)(vii)).

L'ispezione arriva con un preavviso di almeno tre giorni lavorativi, e non richiede né mandato né subpoena (§ 274a.2(b)(2)(ii)); il rifiuto o il ritardo nell'esibizione è di per sé una violazione. Tre giorni sono pochi per mettere in ordine un archivio, e per questo l'audit interno degli I-9 — fatto prima che lo faccia l'ICE, con le correzioni datate e firmate, mai retrodatate — è la misura di compliance con il miglior rapporto tra costo e rischio.

Sul «knowing» il regolamento è più severo della lettura comune. La conoscenza include «not only actual knowledge but also knowledge which may fairly be inferred through notice of certain facts and circumstances which would lead a person, through the exercise of reasonable care, to know about a certain condition» (8 C.F.R. § 274a.1(l)(1)): la constructive knowledge, che il regolamento esemplifica con l'I-9 mal compilato, con le informazioni in possesso del datore che indicano l'assenza di autorizzazione, e con l'indifferenza sconsiderata verso chi introduce lavoratori non autorizzati in azienda. La giurisprudenza del Ninth Circuit fissa i due estremi. In Mester Manufacturing Co. v. INS, 879 F.2d 561 (9th Cir. 1989), l'INS aveva consegnato al datore l'elenco dei dipendenti con green card sospette, avvertendolo che quei lavoratori non erano autorizzati; il datore non fece nulla, e la Corte confermò la sanzione, perché l'avviso ricevuto e l'inerzia che ne seguì integrano la conoscenza richiesta. In Collins Foods International v. INS, 948 F.2d 549 (9th Cir. 1991), la Corte annullò invece la sanzione a un datore che aveva offerto il posto per telefono prima di vedere i documenti e non aveva confrontato il retro di una Social Security card con l'esempio del manuale: «Nothing in the statute prohibits the offering of a job prior to checking the documents», e la dottrina della conoscenza presunta «must be sparingly applied». Tra i due casi passa la linea che il datore deve conoscere: non è tenuto a indagare, ma non può ignorare ciò che gli è stato detto.

Le sanzioni sono civili e adeguate all'inflazione: gli importi che seguono sono quelli del gennaio 2025, in vigore al momento in cui scrivo. Per le violazioni formali — il modulo mancante, incompleto, tardivo — la sanzione va da 288 a 2.861 dollari per ciascun lavoratore, graduata secondo cinque fattori: la dimensione dell'impresa, la buona fede, la gravità, se il lavoratore fosse davvero non autorizzato, i precedenti (§ 274A(e)(5); 8 C.F.R. § 274a.10(b)(2)). Per l'assunzione o la prosecuzione consapevole di un lavoratore non autorizzato si va da 716 a 5.724 dollari per lavoratore alla prima violazione, fino a 28.619 dalla terza in poi (§ 274a.10(b)(1)); chi ne fa una prassi risponde penalmente, con una multa fino a 3.000 dollari per lavoratore e fino a sei mesi di reclusione (§ 274A(f)). Le cifre per singolo modulo sembrano modeste; moltiplicate per un organico in cui ogni I-9 ha lo stesso difetto, non lo sono.

La stessa legge del 1986 ha previsto che i datori, per timore delle sanzioni, si sarebbero difesi non assumendo chi «sembra straniero». Il § 274B, 8 U.S.C. § 1324b, rende unfair immigration-related employment practice la discriminazione nell'assunzione o nel licenziamento per origine nazionale e, nei confronti dei protected individuals, per citizenship status; e tratta come discriminazione anche la pratica documentale, quando è fatta con quell'intento: chiedere «more or different documents than are required» o rifiutare documenti «that on their face reasonably appear to be genuine» (§ 274B(a)(6)). Il regolamento chiude il cerchio dal lato della conoscenza: «Knowledge that an employee is unauthorized may not be inferred from an employee's foreign appearance or accent» (8 C.F.R. § 274a.1(l)(2)).

Per il datore italiano la conseguenza pratica è che l'I-9 non tollera zelo selettivo. I documenti da presentare li sceglie il lavoratore, non l'azienda; non si può chiedere la green card a chi presenta patente e Social Security card; non si possono fotocopiare i documenti dei soli lavoratori stranieri, perché farlo «may violate section 274B of the Act» (§ 274a.2(b)(3)). La tensione tra i due obblighi è reale e la Corte l'ha vista in Collins Foods: chi chiede i documenti prima dell'offerta si espone alla contestazione per discriminazione, chi li chiede dopo al rischio di aver già assunto. La procedura corretta — offerta, poi verifica nei tre giorni, uguale per tutti — è l'unico punto in cui i due obblighi coincidono; e l'Immigrant and Employee Rights Section del Dipartimento di Giustizia riceve le denunce direttamente dai lavoratori.

E-Verify non è nell'INA. È nel titolo IV dell'IIRIRA del 1996 (Pub. L. 104-208, div. C, §§ 401-405), riportato in nota all'8 U.S.C. § 1324a, che lo costruisce come un programma a cui il datore «elects to participate». Chi aderisce si obbliga a registrare sull'I-9 il numero di Social Security del lavoratore e, per chi non si dichiara cittadino, il numero dell'autorizzazione; a interrogare il sistema entro tre giorni lavorativi dall'assunzione; e, se la risposta è una tentative nonconfirmation, a comunicarla al lavoratore, che ha diritto di contestarla, senza poterlo licenziare mentre la contestazione è pendente. Il vantaggio è duplice: la conferma del sistema crea una presunzione di buona fede che l'I-9 da solo non dà, e dal 1° agosto 2023 i datori iscritti a E-Verify in regola possono usare la procedura alternativa di esame a distanza dei documenti (8 C.F.R. § 274a.2(b)(1)(ix); 88 FR 47990), che per un datore con dipendenti da remoto risolve un problema logistico reale.

«Volontario» va letto con due correttivi. I contraenti federali sono obbligati ad aderire per clausola contrattuale, e diversi Stati impongono E-Verify ai datori privati con legge statale, con soglie diverse da Stato a Stato: la verifica della legge dello Stato in cui si assume è parte del progetto. E chi aderisce lo fa per tutti i nuovi assunti della sede iscritta: l'uso selettivo del sistema è esso stesso una violazione.

Per l'H-1B il datore firma, prima della petizione, una Labor Condition Application, e con essa quattro attestazioni che l'INA § 212(n)(1), 8 U.S.C. § 1182(n)(1), elenca: pagherà al lavoratore almeno il maggiore tra il salario effettivo corrisposto ai colleghi con esperienza e qualifiche simili e il salario prevalente della professione nell'area; garantirà condizioni di lavoro che non peggiorino quelle dei lavoratori comparabili; non c'è uno sciopero o una serrata in corso; ha dato avviso del deposito al sindacato o, se non c'è, ai dipendenti. Le attestazioni ulteriori — reclutamento di lavoratori americani, divieto di sostituirli — valgono per i soli H-1B-dependent employers e per chi è già stato accertato come willful violator (§ 212(n)(3)), e il datore italiano tipico non vi rientra. Come si costruisce il salario prevalente, con i quattro livelli, e quanto costa oggi una petizione, lo tratto nella pagina su LCA, salario prevalente e fee; qui interessa che cosa le attestazioni obbligano a fare dopo la firma.

La prima obbligazione è di pagare, e di pagare da subito. Il salario dovuto decorre dal giorno in cui il lavoratore «enters into employment», cioè da quando si rende disponibile o entra sotto il controllo del datore — aspettando un incarico, seguendo una formazione, studiando per un esame di abilitazione — e comunque, anche se non ha ancora cominciato, da trenta giorni dopo il primo ingresso negli Stati Uniti con la petizione, o da sessanta giorni dopo la data in cui è diventato idoneo a lavorare se era già nel Paese (20 C.F.R. § 655.731(c)(6)). La seconda è la regola del no-benching: se il lavoratore è in nonproductive status per decisione del datore — manca il lavoro, manca una licenza, manca un cliente — il salario pieno è dovuto lo stesso (§ 655.731(c)(7)(i)). Non è dovuto solo se l'assenza dipende dal lavoratore, per sua scelta o per incapacità temporanea, o se il rapporto è cessato davvero; e la cessazione «bona fide» ha due condizioni che il regolamento richiama espressamente: la notifica all'USCIS, che revoca la petizione (8 C.F.R. § 214.2(h)(11)), e il rimborso del viaggio di ritorno se è il datore a licenziare prima della scadenza (§ 214.2(h)(4)(iii)(E)). Il datore che «sospende» un H-1B in attesa di un progetto, senza licenziarlo e senza pagarlo, ha costruito da solo il caso più facile che la Wage and Hour Division possa istruire.

La terza obbligazione è documentale, ed è quella che nelle ispezioni manca più spesso. L'avviso ai dipendenti va dato nei trenta giorni che precedono il deposito dell'LCA, con l'affissione o per via elettronica, e deve contenere la frase prescritta che avverte i colleghi del diritto di denuncia alla Wage and Hour Division (§ 655.734). Entro un giorno lavorativo dal deposito il datore deve tenere a disposizione del pubblico il public access file: la copia dell'LCA certificata, la documentazione del salario, la spiegazione «full, clear» del sistema con cui fissa il salario effettivo, la fonte del salario prevalente, la prova dell'avviso e un riepilogo dei benefit offerti ai lavoratori americani nella stessa classificazione (§ 655.760(a)). Il fascicolo si conserva per un anno oltre l'ultimo giorno in cui un H-1B è impiegato sotto quell'LCA, i registri paga per tre anni (§ 655.760(c)); e la sua assenza è una violazione autonoma anche se il salario è stato pagato fino all'ultimo centesimo.

La Wage and Hour Division accerta sedici tipi di violazione, dalla falsa dichiarazione nell'LCA al mancato pagamento, dalla mancata affissione al fascicolo assente (§ 655.805(a)), e dispone tre strumenti: le retribuzioni arretrate, sempre; sanzioni civili fino a 2.364 dollari per violazione, 9.624 se dolosa, 67.367 se al dolo si aggiunge la sostituzione di un lavoratore americano; e l'interdizione, la sanzione che il cliente aziendale teme di più: il datore sanzionato è escluso dall'approvazione di qualsiasi petizione — non solo H-1B — per almeno uno, due o tre anni secondo la gravità (§ 655.810, importi del gennaio 2025). La falsa dichiarazione nell'LCA è anche un reato federale ai sensi del 18 U.S.C. § 1001, come la nota al regolamento ricorda a chi firma.

Dal 18 settembre 2026 la lista ha un'aggiunta. L'ordine esecutivo di quel giorno sull'integrità del programma H-1B impone al Dipartimento del Lavoro, tramite la Wage and Hour Division, di cominciare entro trenta giorni una revisione dei dati delle LCA già depositate «to determine whether further action against sponsoring employers is warranted» ai sensi del § 212(n)(2)(G), e ordina alle tre agenzie di tenere conto, in ogni LCA, petizione e visto, se il datore «directly or indirectly engaged in layoffs within the previous year or plans future layoffs» che tocchino lavoratori americani in posizione comparabile. Per il datore italiano con una filiale piccola il secondo punto raramente si pone; il primo significa che le LCA firmate negli anni scorsi non sono chiuse, e che il fascicolo di ciascuna deve poter reggere una lettura fatta oggi.

Le visite in azienda dell'USCIS hanno oggi una base regolamentare esplicita, scritta dalla regola di modernizzazione dell'H-1B nel dicembre 2024 (8 C.F.R. § 214.2(h)(4)(i)(B)(2), in vigore dal 17 gennaio 2025), ed è più larga della prassi che l'ha preceduta. Le informazioni e le prove di una petizione H-1B possono essere verificate «through lawful means as determined by USCIS», comprese le ispezioni sul posto; l'ispezione può avvenire nella sede principale, nelle sedi secondarie o nel luogo in cui il lavoratore lavora, ha lavorato o lavorerà, «including third party worksites»; le interviste possono riguardare i dirigenti del datore o del terzo e «any other individuals possessing pertinent information», e possono essere condotte «in the absence of the employer or the employer's representatives». La verifica può cominciare «at any time after an H-1B petition is filed», prima o dopo la decisione.

La conseguenza della mancata cooperazione è scritta nel comma successivo: se l'USCIS non riesce a verificare i fatti, «including due to the failure or refusal of the petitioner or a third party to cooperate», l'esito può essere il diniego o la revoca di ogni petizione H-1B per i lavoratori impiegati nel luogo ispezionato, compresi i worksite di terzi (§ 214.2(h)(4)(i)(B)(2)(ii)). Il cliente del datore, cioè, può far perdere lo status ai lavoratori del datore rifiutando di ricevere un funzionario: e questo è un rischio da regolare nel contratto con il cliente prima di collocarvi personale in H-1B, non dopo. La differenza con l'ispezione degli I-9 è netta e va tenuta a mente: per gli I-9 la legge garantisce tre giorni lavorativi di preavviso; per la visita sulla petizione non ne garantisce nessuno.

Nella pratica la visita ha una forma ricorrente: il funzionario verifica che l'azienda esista e operi all'indirizzo indicato, chiede di vedere il lavoratore, gli pone domande su mansioni, salario, sede e orario, confronta le risposte con la petizione e con le buste paga. Ciò che decide l'esito è la coincidenza: se il lavoratore descrive un lavoro diverso da quello scritto, se la sede è un'altra, se il salario in busta è più basso di quello nell'LCA, il rapporto della visita torna all'esaminatore come una notice of intent to revoke, e il datore si trova a rispondere a un fascicolo che ha costruito lui. La preparazione va fatta prima della petizione, non prima della visita: chi riceve i visitatori deve sapere chi chiamare, il lavoratore deve conoscere la propria petizione, e ogni cambiamento intervenuto dopo l'approvazione deve essere già stato dichiarato secondo le regole sull'amendment.

La compliance ha una data, e quella di questa pagina è il settembre 2026. Quattro fatti sono in vigore. La fee di 100.000 dollari sulle petizioni per lavoratori H-1B fuori dagli Stati Uniti, introdotta con la Proclamation 10973 del 19 settembre 2025, è stata prorogata il 18 settembre 2026 per altri dodici mesi, fino al 21 settembre 2027, con l'obbligo per il datore di procurarsi e conservare, prima del deposito, la prova del pagamento. La 9-11 Response and Biometric Entry-Exit Fee — 4.000 dollari per l'H-1B e 4.500 per l'L-1, dovuta dai datori con cinquanta o più dipendenti di cui oltre la metà in H-1B o L-1 — dal 9 settembre 2026 si paga su ogni petizione di estensione (91 FR 51360). La selezione ponderata della lotteria è in vigore dal 27 febbraio 2026, e ne parlo nella pagina sulla lotteria e le esenzioni dal tetto. E dall'11 agosto 2026 l'USCIS può imporre, modulo per modulo, il deposito elettronico obbligatorio (91 FR 51924).

Tre fatti sono invece proposte, e vanno trattate come tali: pendenti, non vigenti, ma da mettere nel conto di ogni decisione presa oggi. Il Dipartimento della Sicurezza interna ha proposto una fee di 103.265 dollari su tutte le petizioni H-1B soggette al tetto, laurea magistrale compresa (91 FR 54817, commenti chiusi il 24 settembre 2026); ha proposto di abrogare il grace period di sessanta giorni dopo la cessazione del rapporto, che la pagina sull'H-1B descrive come strumento e che resta in vigore finché la regola finale non sarà pubblicata (91 FR 57807, commenti fino al 10 novembre 2026); e il Dipartimento del Lavoro ha proposto di riscrivere i quattro livelli del salario prevalente (91 FR 15454, commenti chiusi il 26 maggio 2026), con una regola finale che al momento in cui scrivo non c'è. Per il datore che pianifica un'assunzione la lezione è la stessa delle pagine precedenti: il costo e le condizioni si verificano il giorno del deposito, non il giorno in cui si è deciso di assumere.

L'I-9 protegge chi lo compila bene; l'LCA obbliga chi l'ha firmata; la visita verifica che le due cose coincidano con la realtà. Il datore che le tratta come tre pratiche separate ne perde una; chi le tratta come un solo fascicolo, aperto dal giorno dell'assunzione, ha già fatto la parte difficile.